Pembangunan Sistem Maklumat Bidang Pendidikan

Pembangunan Sistem Maklumat Untuk Bidang Pendidikan Mengalami Pelbagai Masalah dan Cabaran. Bincangkan.

 (Oleh : Kolaborasi Ilmu)

1.0              Pendahuluan

Aplikasi sistem data sudah tidak asing lagi dalam pentadbiran dan pengurusan organisasi termasuk institusi pendidikan. Ini selaras dengan hasrat kerajaan Malaysia untuk meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan awam. Kerajaan Malaysia di bawah pimpinan Perdana Menteri YAB Datuk Seri Najib bin Tun Abdul Razak menekankan aspek kualiti penyampaian bagi mengangkat martabat negara ke tahap kelas dunia dalam segala aspek terutamanya pentadbiran awam. Beberapa inisiatif dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut yang diterjemahkan ke dalam gagasan kerajaan elektronik. Inti pati kepada kerajaan elektronik ialah penyampaian dan perkongsian data secara elektronik supaya keputusan dapat diambil dengan tepat dan pantas. Kecekapan dan keberkesanan pengurusan pendidikan merupakan salah satu daripada penekanan yang diberikan selaras dengan hasrat mahu menjadikan Malaysia sebagai pusat kecemerlangan pendidikan dan menyediakan pendidikan bertaraf dunia. Ekoran daripada itu, perancangan dilakukan untuk membangunkan Pendidikan yang memberikan tumpuan kepada empat teras iaitu meningkatkan akses kepada pendidikan, equiti dalam pendidikan dan tahap kecekapan dan keberkesanan pengurusan pendidikan. Selaras dengan hasrat tersebut, pengurusan data pendidikan menggunakan aplikasi teknologi maklumat diberikan tumpuan utama. Penggunaan teknologi maklumat membolehkan aplikasi sistem maklumat dibangunkan melalui pangkalan data. Ini bagi membolehkan maklumat digunakan sepenuhnya terutamanya untuk meningkatkan kecekapan pengurusan dan pentadbiran. Justeru, sekolah dikehendaki menggunakan teknologi maklumat untuk menguruskan maklumat supaya sentiasa tersedia pada bila-bila masa diperlukan (Rashid 1987). Maklumat ini diperlukan oleh Pejabat Pelajaran Daerah (PPD), Jabatan Pelajaran Negeri (JPN) dan Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM) untuk membuat perancangan dan keputusan dari semasa ke semasa.

 

2.0              Masalah dan Cabaran Pembangunan Sistem Maklumat Pendidikan

Pada pendapat penulis, masalah dan cabaran pembangunan sistem maklumat dalam bidang pendidikan adalah melibatkan kepada 5 aspek utama iaitu:-

2.1              Kepakaran Pembangun

Sebagaimana yang kita ketahui bahawa kebanyakan pembangun sistem pangkalan data pendidikan masih lagi menggunakan kepakaran warga guru yang bertaraf amatur dan semi profesional. Ini adalah untuk menjimatkan kos pembangun yang sangat mahal dan sukar diperoleh. Pembangunan sistem terdiri daripada pegawai-pegawai dalam bahagian yang hanya menghadiri kursus atau bengkel selama seminggu atau lebih. Mereka masih kurang mahir untuk menganalisa keperluan dan masalah sistem, membuat reka bentuk sistem yang lebih efektif, mengkod sistem, menguji dan menyahpijatan, mendokumentasi serta membuat penyenggaraan serta upgrade version dari semasa ke semasa. Zawiyah (2008) dalam kajiannya menyatakan bahawa sistem pangkalan data di peringkat sekolah dan PPD masih tidak stabil dan banyak menghadapi masalah pepijat yang menyebabkan sistem tersebut tidak dapat digunakan lama. Apabila data telah dimasukkan ke dalam sistem dan menghadapi kerosakan, data tidak dapat dieksport. Kehilangan data akan berlaku. Penyimpan data akan kerugian dari segi maklumat, masa, tenaga dan kos.

2.2              Integrasi Sistem Pangkalan data

Satu sistem pengurusan maklumat yang diintegrasi diperlukan. Apa yang berlaku sekarang ialah Kementerian Pelajaran Malaysia mempunyai berbagai-bagai-bagai sistem maklumat yang berdiri sendiri (stand alone) yang dibangunkan oleh beberapa bahagian di bawah kementerian. Ini adalah termasuk Education Management Information System (EMIS) dibangunkan oleh Unit Maklumat, Sistem Salah laku dan Disiplin Murid (SSDM) serta Sistem Data Murid (SDM) yang dibangunkan oleh Bahagian Sekolah-Sekolah, Sistem Data Pinjaman Buku Teks (SDPBT) yang dibangunkan oleh Bahagian Buku Teks, Sistem Perlantikan Pengawas Peperiksaan (SPPP), Sistem Pendaftaran Peperiksaan Malaysia untuk Peperiksaan PMR, SPM dan STPM yang dibangunkan oleh Lembaga Peperiksaan Malaysia, IQPSS, Sistem Pemantauan Pembudayaan ICT (SPPICT), Smart School Qualification Standard (SSQS), Sistem Aduan Kerosakan Peralatan ICT (STS) dan i-NILAM yang dibangunkan oleh Bahagian Teknologi Pendidikan serta beberapa lagi sistem pangkalan data baru yang bakal muncul seperti Sistem Pengurusan Sekolah (SPS) yang dibangunkan oleh BTP. Bilangan sistem pangkalan data yang begitu banyak begitu sukar dikendalikan oleh guru-guru. Walaupun masalah ini telah disedari sejak dulu namun usaha untuk menyatukannya masih belum berjaya sehingga sekarang bahkan semakin banyak sistem baru yang muncul. Bayangkan pada satu hari nanti ada berpuluh-puluh sistem yang ditangani oleh guru sekolah yang sepatutnya menumpukan tugasnya dalam bilik darjah. Terdapat banyak lagi sistem pangkalan data yang dibangunkan sendiri oleh sekolah atau guru-guru untuk kegunaan sekolah atau kegunaan peribadi yang perlu ditangani guru yang ditugaskan.

2.3              Kepakaran dan Beban Tugas Guru

Berkaitan dengan wujudnya sistem maklumat yang begitu banyak di sekolah, kepakaran guru sangat diperlukan. Ada sekolah yang mempunyai guru-guru yang mahir IT dan ada juga yang tidak mempunyai guru yang mahir IT. Masalah kepakaran guru kurang diambil kira. Bengkel hanya diadakan di peringkat daerah selama 2 atau 3 hari sahaja. Disebabkan kekurangan guru pakar dalam IT, guru yang sama akan dipanggil untuk menghadiri bengkel dan diminta untuk mengendalikan sistem pangkalan data yang lain. Akhirnya beban guru ini akan bertambah dan tugas sebenarnya akan terjejas. Oleh itu pembangunan sistem maklumat pendidikan yang digunakan di sekolah sepatutnya disusuli dengan mewujudkan perjawatan baru yang berkaitan dengan pengurusan data. Contohnya melantik N17 bahagian data atau FT17 sebagai juruteknik komputer. Sekurang-kurangnya 15 aplikasi sistem maklumat pangkalan data yang perlu ditangani dan sebahagiannya melalui sistem atas talian. 

2.4              Perbelanjaan Yang Tinggi

Cabaran yang seterusnya ialah kos yang tinggi untuk membangunkan sistem maklumat atau sistem pangkalan data. Perisian dan perkakasan yang digunakan untuk membangunkan data adalah sangat mahal. Sebagai contoh perisian seperti Programming C++, Visual Basic, Microsoft Access dan sebagainya perlu dibeli. Mungkin tidak menjadi bebanan kepada pihak kerajaan atau kementerian pelajaran kerana mempunyai peruntukan khusus yang tinggi tetapi bagi pihak sekolah atau guru-guru mereka kurang mampu membelinya perisian tersebut. Ini akan menjadi kekangan untuk mewujudkan sistem-sistem maklumat di sekolah. Selain daripada itu, untuk mewujudkan sistem pangkalan data secara atas talian memerlukan ruang penyimpanan (server) yang besar serta kelajuan jalur lebar yang tinggi. Kos penyediaan server dan jaringan jalur lebar memerlukan kos yang tinggi di samping penyelenggaraan secara berkala supaya kekal berfungsi. Di samping itu juga perisian firewall yang canggih diperlukan untuk mengelakkan sebarang gangguan penggodam (hacker).

2.5              Kemudahan peralatan IT di sekolah

Apabila pihak Kementerian Pelajaran Malaysia mengambil keputusan untuk menggunakan pelbagai sistem pangkalan data, maka keperluan peralatan IT menjadi sangat penting di sekolah. Dahulu semasa Program PPSMI, banyak komputer telah dibekalkan di sekolah-sekolah. Malangnya kebanyakkan komputer tersebut telah rosak atau ketinggalan zaman. Banyak komputer tidak dibaik pulih dan tidak dinaiktaraf. Sistem operasinya ketinggalan zaman dan tidak sesuai dengan perisian-perisian baru khususnya sistem pangkalan data. Contohnya Windows 98, Windows 2000 dan Windows ME. Window-windows versi ini tidak dapat menyokong Penjelajah Internet Versi 6 yang banyak digunakan oleh sistem pangkalan data secara atas talian. Demikian juga dengan Microsoft Office 2003 atau 2007 tidak selaras dengan kebolehan Windows versi lama. Oleh sebab itu, pihak sekolah tidak dapat menggunakan komputer-komputer ini untuk melakukan kerja-kerja pangkalan data. Masalah ini menimbulkan implikasi lain. Disebabkan keadaan terpaksa, pihak sekolah atau guru-guru mungkin akan membeli komputer dengan menggunakan wang sendiri dan mendapatkan perisian yang kurang mantap dan tidak berlesen.

2.6              Masalah Penyahpijatan, Virus dan Penggodam Sistem

Satu lagi masalah dalam pembangunan sistem maklumat dalam pendidikan ialah masalah penyahpijatan terutamanya aplikasi yang dibangunkan dengan menggunakan Ms Office Access dan Visual Basic. Aplikasi ini sangat mudah diserang oleh pepijat sama ada mempunyai unsur virus ataupun sistem yang tidak serasi. Semasa dalam proses pembikinan sistem, pembangun mungkin tidak sedari terdapat pengaturcaraan yang mudah dicapai oleh pepijat program. Pengujian aplikasi tidak sempurna khususnya jika sistem pangkalan data tersebut dibangunkan berasingan. Demikian juga masalah Virus komputer, Trojan, Worm dan Penggodam (Hacker). Anasir-anasir ini sangat bahaya kepada sistem pangkalan data yang dibangunkan. Ia boleh merosak serta memusnahkan data secara besar-besaran. Oleh itu pembangun serta pengguna sistem perlu menyediakan antiviral yang kemas kini. Ini memerlukan perbelanjaan tambahan. Jikalau sistem maklumat itu digunakan secara atas talian, mestilah mempunyai Internet firewall yang berkesan serta mampu menangkis serangan virus dan penggodam. Sebagai contoh, Sistem SPPICT dan SSQS BTP pernah digodam dan telah menyebabkan kerosakan data yang serius. Pihak sekolah dan Pusat Kegiatan Guru (PKG) terpaksa menunggu beberapa hari sebelum aplikasi tersebut boleh digunakan semula. Perkara ini perlulah dielakkan dengan menyediakan perisian penangkis yang berkesan dan tidak berulang lagi pada masa hadapan.

2.7              Ruang simpanan data

Terdapat dua cara penyimpanan data dalam sistem Pangkalan data iaitu melalui server online atau Personel Computer Data Storage (PCDS). Jenis yang pertama biasanya disediakan di peringkat KPM atau bahagian pengurusan tertinggi KPM seperti Bahagian Maklumat, Bahagian Teknologi Pendidikan dan Bahagian Sekolah-Sekolah. Penyediaan dan penyelenggaraan server adalah tinggi. Ancaman keselamatan juga tinggi. Oleh itu kos perbelanjaan bagi memastikan server berfungsi dengan baik selamat juga tinggi.

2.8              Kemudahan dan kelajuan internet

Masalah yang sering dihadapi khususnya oleh sekolah luar bandar untuk memasukkan data ke dalam sistem pangkalan data secara atas talian ialah masalah kemudahan internet. Ada sekolah yang mempunyai internet tetapi lambat dan ada juga yang langsung tidak mempunyai kemudahan internet. Contohnya Sistem Pangkalan Data SPPICT, SSQS, i-NILAM, STS, HRMIS Kakitangan KPM, e-Hadir dan e-Tukar memerlukan kemudahan internet untuk memasukkan data. Jika tidak ada internet, guru-guru terpaksa pergi ke bandar berhampiran. Kadang-kadang guru-guru membawa beberapa fail maklumat untuk panduan. Keadaan ini agak membebankan guru-guru, menyebabkan guru-guru meninggalkan tugas rasmi dalam bilik darjah dan menyebabkan kelewatan menghantar maklumat yang diperlukan oleh pihak atasan. Sepatutnya kerajaan melalui KPM perlu menyediakan kemudahan-kemudahan asas seperti komputer dan jaringan internet yang laju sebelum melancarkan sistem pangkalan data secara atas talian.

2.9              Penutup

Walaupun objektif pelaksanaan sistem-sistem maklumat ini menjurus kepada peningkatan kualiti pengumpulan data pendidikan tetapi  masalah dan cabaran tidak dapat dielakkan. Adalah sangat penting adanya kebijaksanaan pihak yang bertanggungjawab untuk mengatasi masalah yang timbul serta menghadapi cabaran-cabaran yang bakal berlaku pada masa ini dan akan datang supaya sistem maklumat bukan sahaja dapat membantu pihak kementerian tetapi juga dapat meningkatkan kualiti pengurusan sekolah.

Rujukan

Bahagian Perancangan Dan Penyelidikan Dasar Pendidikan. (1997). Pelan Pembangunan sistem
     maklumat pengurusan pendidikan (SMPP/EMIS) untuk sektor pendidikan. Edaran untuk
     program latihan aplikasi EMIS.

Government of Malaysia. (1997). Concept RFP for Smart School Management System. Kuala
     Lumpur: Ministry of Education.

Institut Perguruan Darul Aman. (1996). Penggunaan InSiS untuk pengurusan data guru pelatih
     dan peserta kursus institut/maktab perguruan Malaysia.Edaran untuk kursus latihan
     penggunaan InSiS.

Parker, C. S. (1993). Management information system: Strategy and actions.New York: Mitchell
     McGraw Hill.

Somogyi, E. K., & Galliers, R. D. (1987). Applied information technology: From data
     processing to strategic information systems. Journal of Information Technology, 2(1) March.

Zawiyah Mohammad & Mariah Lambak (2008). Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan.
     Jurnal Akademika 74 (Disember) 2008: 89-113